Objectif
Le but de cette politique est de décrire l’engagement de la Compagnie à veiller à ce que tous les renseignements personnels du client soient recueillis, stockés et divulgués conformément à l’esprit et à l’intention de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Résumé
On entend par renseignements personnels toutes les données concernant une personne qui aident à déterminer l’identité de la personne en tant que client ainsi que la vérification de leur capacité à payer tous les frais encourus. Cette politique couvre les domaines suivants lors de la manipulation des renseignements personnels d’un client;
(A) Objet / Limitation de la collecte – Seuls les renseignements exigés par la société et par la Loi sur le développement du tourisme et les règlements doivent être recueillis auprès du client. Les renseignements doivent être recueillis aux fins suivantes:
– Faciliter l’enregistrement et fournir des services personnels
– Identification du client
– Pour protéger le client et l’entreprise de la fraude et de l’erreur
– Fournir à la société des informations à des fins de marketing
(B) Limitation de la divulgation – Les renseignements personnels ne doivent être communiqués qu’aux organisations externes qui exigent ces informations par la loi. Les entreprises associées et apparentées peuvent avoir accès aux informations sur les clients à des fins de marketing et / ou de promotion. Toutes les autres demandes d’information doivent être autorisées par le client. Le consentement peut être explicite ou implicite. Par exemple, un consentement exprès peut être donné par un client, par écrit, pour autoriser la société à fournir à son employeur des informations sur l’hébergement. Le consentement implicite se produit lorsqu’un client signe un formulaire d’inscription, une facture ou un bordereau de carte de crédit; Dans ces situations, le client autorise la société à percevoir les frais encourus.
(C) Précision – Tous les clients doivent fournir à la société des informations précises. Toute inexactitude découverte doit être corrigée ou doit être portée à la connaissance de l’entreprise par le client pour correction.
D) Garanties / Accès individuel – Toutes les informations actuelles doivent être stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnes ayant un besoin spécifique. Lorsque les informations d’un client ne sont plus nécessaires pour une utilisation immédiate, celles-ci doivent être stockées en toute sécurité sous le contrôle du gestionnaire de l’hôtel. Toutes les informations stockées électroniquement ne peuvent être consultées que par des mots de passe par des utilisateurs autorisés. Les renseignements seront conservés pendant une période suffisante pour appuyer les exigences en matière de tenue des dossiers financiers de l’Agence du revenu du Canada (habituellement 7 ans).
E) Processus de résolution – Toute demande de renseignements, préoccupations ou plaintes concernant le traitement des renseignements sur les clients peut être adressée au siège social de la société pour évaluation. De plus amples renseignements peuvent également être obtenus auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, au
1-800-282-1376.